어떤 기업이 성공하기 위해 가장 중요한 기반 중 하나는 바로 데이터를 정확하게 캡처하는 능력입니다. 데이터는 고객 정보, 제품 데이터, 개선을 위한 분석 자료 등 다양한 형태로 존재합니다. 데이터는 모든 비즈니스에서 핵심적인 역할을 하므로, 이를 효과적으로 관리하고 캡처하는 것이 매우 중요합니다.
기업은 항상 최신의 데이터를 유지해야 하며, 이를 빠르고 효율적으로 캡처하는 일 역시 필수적입니다. 이때 데이터 캡처는 업무 프로세스를 혁신적으로 향상시키는 중요한 솔루션이 됩니다.
데이터 캡처란 무엇인가요?
데이터 캡처란 다양한 종류의 문서나 이메일 등에서 필요한 정보를 추출해 컴퓨터가 읽을 수 있는 형태로 변환하는 과정입니다. 문서 유형에는 송장, 영수증, 설문지, 동영상, 이미지 등 여러 가지가 포함됩니다. 수동으로 데이터를 입력하고 캡처하는 작업은 많은 시간과 노력이 들며, 인적 자원이 필요합니다. 이런 비효율성을 해결하기 위해 머신러닝 및 인공지능 기술이 등장해 데이터 캡처 과정을 자동화할 수 있도록 돕고 있습니다.
최근 Future Market Insights의 보도자료에 따르면, 엔터프라이즈 데이터 캡처 소프트웨어 시장이 2029년까지 큰 성장이 예상된다고 합니다.
데이터 캡처 방법
전통적인 수동 데이터 캡처 방식은 시간이 많이 소요되고 오류가 날 확률도 높습니다. 따라서 데이터 캡처 과정을 자동화하는 것이 정보 추출의 정확성과 효율성을 높이는 최선의 방법입니다. 자동화 데이터 캡처에 활용되는 다양한 기술 중 대표적으로 사용되는 것들을 아래에 소개합니다.
"스캐닝의 미래는 지능형 캡처에 있다" - TechReport, 2021년 12월
OCR
광학 문자 인식 (OCR)은 이미지, PDF, 혹은 스캔된 문서에서 텍스트 데이터를 추출하는 기술입니다. OCR을 사용하면 기업은 수작업으로 영수증이나 이미지 데이터를 입력해야 하는 번거로움을 줄일 수 있으며, 대량 데이터 처리에 적합합니다.
1975년 Ray Kurzweil이 시각장애인을 위해 OCR 기술을 최초로 개발했다는 사실을 알고 계셨나요?
OCR은 주로 은행, 의료, 보험 등 다양한 산업에서 사용됩니다. 예를 들어 은행에서는 수표에서 정보 추출에, 병원에서는 엑스레이 결과, 환자 기록 등에서 데이터를 뽑아낼 때 활용합니다.
OCR 소프트웨어로는 Parseur, Tesseract, Adobe Acrobat Pro, OmniPage Ultimate, Abbyy FineReader 등이 있습니다.
ICR
지능형 문자 인식(ICR)은 손글씨나 다양한 서체에서 정보를 추출할 수 있는 진화된 형태의 OCR입니다. ICR은 여러 종류의 필체와 글꼴의 손글씨를 인식해 데이터 추출 정확도를 높입니다. 이를 위해 ICR은 특징 분석과 픽셀 기반 처리를 결합해 선, 교차점, 곡선을 정확하게 식별합니다.
ICR은 아래와 같은 사례에 사용됩니다.
- 은행 명세서
- 근무 시간표
- 송장
- 청구서
- 고객 설문조사
OMR
광학 마크 인식(OMR)은 시험지, 성적표, 설문지 등 종이 문서에서 체크된 영역의 정보를 자동으로 캡처하는 기술입니다. 컴퓨터에 설치된 소프트웨어가 표시(체크) 여부를 판별하며, 교육기관이나 시장조사 기관 등에서 시간 및 인건비 절감에 크게 기여합니다.
바코드
바코드 기술은 상품 및 다양한 자산을 식별하는 데 널리 사용됩니다. 검은색과 흰색의 평행선이 병행된 형태로 쉽게 인지할 수 있으며, 각 줄무늬는 데이터(숫자)를 나타냅니다. 스캐너로 데이터를 쉽게 읽을 수 있어, 제품 식별이나 패키지 추적에 적합합니다.
바코드는 슈퍼마켓 계산대, 국제 물류, 송장 결제 추적 등 많은 분야에서 활용됩니다.
2021년 11월 Global Market Monitor의 보도자료에 따르면, 글로벌 바코드 시장은 2027년까지 크게 성장할 전망이라고 합니다.
QR 코드
QR 코드는 2D(2차원) 바코드의 일종으로, 훨씬 더 많은 정보를 저장할 수 있고 스마트폰 등 모바일 기기로 손쉽게 읽을 수 있습니다. QR 코드는 정적(static)과 동적(dynamic) 두 가지 유형이 있습니다. QR 코드는 웹사이트, 소셜 미디어, 와이파이 비밀번호, 이메일 등 다양한 URL과 연결해 사용할 수 있습니다. 최근에는 식당에서 QR코드를 이용해 비대면 메뉴 제공도 늘고 있습니다.
"The Future of QR Codes is More QR Codes, With Restaurants Continuing to Lead the Way" - PYMTS.COM
웹 스크래핑
데이터 스크래핑, 혹은 웹 스크래핑은 웹사이트에서 데이터를 수집하는 자동화 기법입니다. 크롤러나 봇을 활용해 웹페이지의 데이터를 추출하며, 주거용 프록시를 이용하면 봇 탐지를 우회하고 더 효과적으로 데이터를 수집할 수 있습니다. 이렇게 추출된 데이터는 보통 데이터베이스로 전달됩니다.
음성 캡처
Alexa, Siri, Cortana 같은 음성 인식 기반의 음성 캡처 기술은 음성 데이터를 받아 사용자의 명령이나 정보를 디지털 데이터로 변환하고 처리합니다.
데이터 캡처 프로세스
자동화된 데이터 캡처를 구현하기 위해서는 일련의 단계가 필요합니다. 대표적으로 아래 다섯 가지 주요 과정을 통해 데이터 캡처가 이루어집니다.
- 문서 가져오기
자동 캡처 프로세스의 첫 단계는 문서를 디지털화(스캔)하는 작업입니다. 대부분의 데이터 캡처 소프트웨어는 PDF, JPEG, XML 등 다양한 파일 형식의 문서를 불러올 수 있습니다.
- 문서 처리 및 기계 판독 가능한 형식으로 변환
가져온 문서는 데이터 캡처 솔루션에서 기계가 읽을 수 있도록 자동 처리됩니다. 예를 들어 이미지라면, 소프트웨어가 이미지 품질을 보정해 인식률을 높일 수 있습니다.
- 데이터 검증
세 번째 단계는 문서의 정보를 사전에 지정한 규칙(예: 흐릿한 글씨, 누락된 필드 등)에 따라 점검하고, 필요시 수동으로 검토 및 확인하는 과정입니다. 이 단계는 데이터 정확도를 확보해 이후 오류를 방지하는 데 매우 중요합니다.
- 문서 분류
문서는 다양한 조건과 필터에 따라 자동으로 분류‧인덱싱 됩니다. 예를 들어, 구매 주문서, 영수증, 계약서 등은 각각 그룹화할 수 있습니다. 지능형 머신러닝 기반 데이터 분류 기능으로 문서 분류 시간이 크게 단축되며, 직원이 직접 분류하는 수고를 덜 수 있습니다.
- 데이터 추출 및 전달
데이터 추출이 이뤄지지 않으면 캡처 프로세스가 완성되지 않습니다. 위에서 소개한 각종 기술을 통해 핵심 정보 및 구체 데이터를 자동 추출할 수 있습니다. 또한 메타데이터도 함께 식별되어, 캡처된 데이터 및 문서는 특정 폴더나 저장소에 안전하게 보관됩니다.
여기서는 여러 업무 애플리케이션과의 자동 워크플로우 연결도 가능합니다.
데이터 캡처 도입의 이점
비즈니스에 자동화 데이터 캡처 도구를 적용하면 다양한 이점을 얻을 수 있습니다. 최신 기술을 도입하면 기업은 경쟁 환경에서 한 발 먼저 나아갈 수 있습니다.
- 데이터 효율성
데이터가 신속하고 효율적으로 캡처되어 내부 업무 프로세스가 빨라지고, 고객 만족도도 향상됩니다. 반복적인 수작업이 줄어들면서 문서 처리 품질이 개선됩니다.
- 데이터 정확성
수동으로 데이터를 입력하면 항상 입력 누락이나 오류의 위험이 있습니다. 자동화된 문서 데이터 캡처 솔루션은 데이터 일관성과 정확성을 확보합니다. 데이터 검증 단계에서 정보 불일치 여부를 자동으로 점검할 수 있습니다.
예를 들어, 소프트웨어는 송장 정보가 데이터베이스 공급자 기록과 정확히 일치하는지 검증할 수 있습니다.
- 비용 절감
AI Multiple의 2021년 2월 기사에 따르면, 문서 1건의 보관 비용이 평균 $20이고, 분실된 문서를 복원하는 비용은 $220에 이릅니다. 데이터 캡처 소프트웨어는 이러한 불필요한 비용을 크게 줄여줍니다.
또한 페이퍼리스 업무환경 전환을 지원해 친환경적인 기업 문화를 만들어 줍니다.
- 보안 강화
문서의 가시성이 높아지고 프로세스가 자동화되면서 사기 등 악의적인 행위를 더 쉽게 탐지할 수 있습니다. 문서는 안전한 온라인 저장소에 보관되고, 물리적으로 분실될 위험도 적으며, 권한 설정을 통해 조직 내 제한된 인원만 접근하도록 관리할 수 있습니다.
완전한 디지털 아카이브가 구축되면, 별도의 오프라인 공간 없이도 문서를 안전하게 보관할 수 있습니다.
- 시간 절약
수작업 검증에는 시간이 오래 걸리고, 오류가 나면 업무가 지연됩니다. 자동화된 데이터 캡처 시스템이 도입되면 업무 시간이 크게 단축되고 지연이 최소화됩니다. 이는 기업 성장은 물론 비즈니스 확장에도 큰 도움이 됩니다.
- 직원 복지 및 업무 만족도 향상
반복적 수작업 데이터 입력은 시력 저하, 스트레스, 근골격계 문제와도 관련되어 있습니다. 데이터 입력 업무에 장기간 종사하는 직원들은 피로와 건강 문제를 겪게 마련입니다.
기업이 데이터 캡처 솔루션을 도입할 경우, 직원들은 반복 작업에 묶이지 않고 본 업무와 성장에 더 집중할 수 있어 생산성과 만족도가 높아집니다.
문서 데이터 캡처는 비즈니스 프로세스를 혁신적으로 간소화해, 고객 및 파트너와의 관계에 보다 집중할 수 있도록 해줍니다.
마지막 업데이트
