누구도 공급업체 송장을 다시 입력하기 위해 고용되지 않았습니다. 하지만 여러분의 팀 누군가는 점심 식사 전에는 마케팅 담당자로, 그 이후에는 경리 담당자로 일하며 어떻게든 그 작업을 처리하고 있습니다.
이것은 비즈니스에서 가장 쉽게 자동화할 수 있는 업무이지만, 사람들이 가장 마지막으로 미루는 작업이기도 합니다.
소규모 비즈니스를 위한 문서 자동화는 수신한 문서를 캡처하고, 사람이 수작업으로 다시 입력해야 하는 필드를 추출하여, 해당 데이터를 회계 시스템, CRM 또는 스프레드시트로 직접 전달하는 소프트웨어입니다. 템플릿에서 계약서를 생성하는 기능이 아닙니다. 매일 아침 받은 편지함에 쌓이는 데이터 입력 작업을 없애줍니다.
백오피스 자동화는 또 하나의 마케팅 도구보다 낫습니다
소규모 팀을 위한 모든 자동화 가이드는 이메일 시퀀스와 소셜 미디어 예약부터 시작합니다. 훌륭한 도구들이지만, 문제는 잘못 짚었습니다. 이러한 작업은 결코 비용이 많이 드는 시간이 아니었습니다.
비용이 많이 드는 시간은 다른 사람들이 자신이 편한 방식으로 보낸 자료들로 인해 발생합니다.
Metapress에 따르면 88%의 소규모 비즈니스가 자동화 덕분에 대기업과 경쟁할 수 있다고 응답했습니다. 이는 사실이지만, 5명 규모의 회사나 5,000명 규모의 회사나 똑같은 소프트웨어를 구매하는 마케팅 스택에서의 이야기는 아닙니다. 진정한 격차는 백오피스에 있습니다. 대기업에는 지급 결제 부서가 있지만, 여러분에게는 한 명의 직원과 공유받은 편지함이 전부입니다.
이러한 백오피스야말로 사무 자동화가 제값을 하는 곳이며, 어떤 도구를 선택하느냐보다 어떤 순서로 문제를 해결하느냐가 더 중요합니다.
서류 작업은 또한 냅킨 한 장에 비용을 계산해 낼 수 있는 유일한 자동화입니다. Parseur 고객은 한 달에 최대 152시간의 데이터 입력 작업을 자동화합니다. 누군가가 이미 한 번 입력한 정보를 다시 입력하는 데 정규직 한 명에 맞먹는 시간이 낭비되고 있는 것입니다.
어떤 문서를 먼저 자동화하고 어떤 문서를 무시해야 할까요?
지루하고 반복적인 작업부터 시작하세요. 그곳이 AI 추출이 가장 정확하고 투자 회수가 가장 빠르게 나타나는 곳입니다.
| 문서 | 수신 방법 | 현재 팀의 작업 방식 | 도구가 대신하는 작업 | 데이터의 최종 저장소 |
|---|---|---|---|---|
| 공급업체 송장 | 이메일에 첨부된 PDF | 각 PDF를 열고 공급업체, 날짜, 품목, 총액을 다시 입력함 | 필드를 추출하고 구매 주문서와 대조함 | 회계 시스템 |
| 주문 이메일 | 이메일 본문의 일반 텍스트 | 세부 정보를 스프레드시트나 주문서 양식에 복사함 | 첨부파일을 열 필요 없이 본문 텍스트를 파싱함 | 스프레드시트, CRM 또는 ERP |
| 배송장 | 스캔 또는 스마트폰 사진 | 문서를 철해두고, 송장 분쟁 시 해당 문서를 찾아다님 | 스캔에서 참조 번호와 수량을 읽어냄 | 운영 시스템, 주문서와 대조 |
| 영수증 및 경비 | 팀원들이 보낸 사진 | 직원들을 재촉한 뒤, 각각의 내용을 입력함 | 이미지에서 판매자, 날짜, 금액 및 세금을 읽어냄 | 경비 도구 또는 스프레드시트 |
| 신청서 및 접수 양식 | PDF 또는 스캔된 양식 | 신청자 세부 정보를 데이터베이스에 다시 입력함 | 양식 유형에 따라 지정된 필드를 가져옴 | CRM 또는 데이터베이스 |
| 구매 주문서 | 고객이 보낸 PDF 이메일 | 시스템에 주문 내역을 다시 입력함 | 품목과 수량을 추출함 | 주문 관리 |
딱 하나만 고르라면 송장을 선택하세요. 문서의 양이 많고, 잘못 기입하면 비용 손실이 크며, 예산 담당자를 설득하기 가장 쉬운 성과이기 때문입니다. 이 첫 번째 프로젝트에 대한 더 자세한 설명은 지급 계정 자동화 가이드에 있으며, 읽기 단계에 대해서는 지급 계정 OCR 가이드에서 자세히 다루고 있습니다.
나머지는 당분간 그대로 두세요. 한 달에 두 번 나타나는 문서는 설정에 투자한 시간을 보상해 주지 않습니다. 이미 스프레드시트나 데이터 피드 형식으로 도착하는 것은 추출이 아닌 가져오기(import)가 필요합니다. 또한 고정된 레이아웃이 없는 손글씨 문서는 절약하는 시간보다 검토 대기열에서 여러분의 주간을 더 많이 빼앗을 것입니다.
문서 워크플로우 자동화의 실제 모습
템플릿이 없습니다. 공급업체당 하나의 템플릿을 만드는 것은 구식 방식이었으며, 공급업체가 표를 2인치만 왼쪽으로 이동해도 오류가 발생했습니다.
전체 워크플로우는 다음과 같습니다:
- 문서 도착: 전용 이메일 주소를 받거나, 도구를 폴더나 API에 연결합니다. 공급업체는 어떤 것도 변경할 필요가 없습니다.
- AI가 필드 추출: 한 엔진은 이메일과 텍스트 문서를 읽고, 다른 엔진은 PDF, 스캔, 스마트폰 사진을 읽습니다. 두 엔진 모두 원시 텍스트 덩어리가 아닌 송장 번호, 공급업체, 총액 등 지정된 필드를 반환합니다.
- 예외 검토: 엔진이 확신하지 못하는 내용은 검토 대기열에 들어갑니다. 그 외의 모든 것은 곧바로 통과됩니다.
- 데이터 내보내기: 깔끔하고 구조화된 기록이 QuickBooks, Xero, Google Sheets, Excel 또는 자체 API에 도착합니다.
이것이 전부입니다. 유지할 것도, 작성할 규칙도 없으며, 비즈니스를 운영하기 위해 새로운 소프트웨어를 배울 필요도 없습니다.
Parseur를 사용하면 단 반나절 만에 하나의 문서 스트림을 활성화할 수 있습니다. 수동 단계를 완전히 끄는 데는 몇 주 더 걸리며, 그렇게 하는 것이 맞습니다. 2016년 이후로 1억 개 이상의 문서가 Parseur를 통과했습니다. 이 말은 곧, 여러분의 공급업체가 보낸 최악의 스캔 문서가 우리가 처음 접하는 문제가 아니라는 점을 점잖게 표현한 것입니다.
계약서에 서명하기 전에 요구해야 할 사항
이 카테고리의 모든 데모는 깔끔한 송장이 완벽하게 추출되는 모습을 보여줍니다. 하지만 그것은 아무것도 증명하지 못합니다. 깔끔한 송장은 애초에 도움이 필요 없었던 문서입니다.
소규모 비즈니스 팀을 위한 진정한 문서 자동화와 인터페이스만 좋은 OCR 장난감을 구분하는 7가지 기능:
- 구축할 템플릿이 없는 자동 필드 추출
- 모든 필드에 대한 신뢰도 평가
- 추출에 실패한 필드를 사람이 확인하는 검토 대기열
- 중복 감지
- 구매 주문서나 고객 번호 등 자체 기록에 대한 유효성 검사
- 회계 또는 운영 도구로의 직접 내보내기
- 완벽한 감사 추적
일곱 가지 중 두 가지는 도구들이 눈에 띄지 않게 실패하는 부분이므로 데모에서 중점적으로 살펴보세요.
신뢰도 평가와 검토 대기열이 가장 먼저입니다. 알려주지도 않고 임의로 총액을 추측하는 소프트웨어는 사람이 타이핑하는 것보다 훨씬 나쁩니다. 조정 작업을 하기 전까지 아무도 오류를 잡아내지 못하기 때문입니다. 공급업체에 가장 형편없는 스캔본을 건네고, 화면이 읽을 수 없는 숫자를 어떻게 처리하는지 지켜보세요.
다음은 유효성 검사입니다. 추출은 작업의 절반일 뿐입니다. 도구가 추출된 공급업체를 여러분의 공급업체 목록과 대조하거나, 추출된 총액을 구매 주문서와 대조할 수 없다면 수작업을 없앤 것이 아니라 위치만 바꾼 것입니다.
비용과 보안에 대한 질문은 나중에 물어보려면 껄끄러워질 수 있으니 같은 회의에서 물어보세요. 표면적인 요금제 가격이 아닌, 실제 월간 처리량 기준으로 문서당 비용이 얼마인지, 재처리된 문서에 두 번 요금이 청구되는지 확인하세요. 데이터가 어디에 저장되는지, 얼마나 오래 보관되는지, 공급업체 내부의 누가 읽을 수 있는지, 공급업체가 GDPR을 준수하는지 물어보세요. Parseur는 GDPR을 준수하며 보존 기간을 여러분이 제어할 수 있습니다. 이 답변들을 서면으로 제공하지 않는 공급업체는 이미 대답을 한 것이나 다름없습니다.
반대의 실패에도 똑같이 많은 비용이 듭니다. 단순한 OCR은 이미지를 텍스트로 변환한 후 사람이 직접 그 안에서 필드를 찾도록 내버려 둡니다. 그것은 자동화가 아닙니다. 불필요한 단계가 추가된 타이핑일 뿐입니다.
각 도구별 비교 내용은 문서 처리 소프트웨어 구매자 가이드 및 당사의 지능형 문서 처리 도구 총정리를 참조하세요.
2주, 단일 문서 유형, 프로젝트 계획 불필요
여러분에게는 혁신 전담 부서가 없습니다. 이를 운영 위원회가 있는 이니셔티브라기보다는 기한이 있는 실험으로 생각하세요.
- 불만이 가장 많은 문서 유형 선택: 대개 공급업체 송장입니다.
- 지난달의 실제 문서 50장 모으기: 엉망인 것도 포함하세요. 스마트폰 사진, 14페이지짜리 PDF, 2009년부터 스캐너가 고장 나기 직전인 공급업체의 문서 등입니다.
- 도입 전에 실행해 보기: 제대로 추출된 필드가 몇 개인지 세어보세요. 공급업체의 정확도 주장이 아니라 그 숫자가 바로 여러분의 비즈니스 사례가 됩니다.
- 일주일 동안 두 프로세스를 모두 실행하기: 장부에 위험을 감수하지 않고도 차이를 확인할 수 있도록, 수동 단계와 함께 자동 추출을 병행합니다.
- 수동 단계 종료: 이 단계를 마친 후에야 비로소 다음 문서 유형을 추가하세요.
모든 것을 한 번에 자동화하려 할 때 팀은 정체됩니다. 팀이 성공할 때는 송장을 자동화하고 그것을 수작업으로 했다는 사실조차 잊어버린 후, 3개월이 지나 배송장에 대해 물어보러 올 때입니다.
마케팅 작업도 자동화하세요. 단, 첫 번째는 아닙니다.
이메일 시퀀스, CRM 후속 조치, 작업 할당, 재고 업데이트, 소셜 미디어 예약. 모두 할 가치가 있고, 저렴하며, 쉽게 전환할 수 있습니다. 대부분의 소규모 비즈니스는 이미 그중 세 가지를 실행하고 있으며, 인터넷에 또 다른 리스트를 추가할 필요는 없습니다.
서류 작업은 다릅니다. 이는 소규모 팀이 대기업에 진정으로 뒤처지는 유일한 영역이자, 낭비된 시간이 영구적으로 되돌아오는 유일한 영역입니다. 더 넓은 관점에 대해서는 AI 자동화 사용 사례와 반복적인 컴퓨터 작업 자동화에서 별도로 다루고 있습니다.
핵심 요약
- 소규모 비즈니스를 위한 문서 자동화는 수신 문서를 캡처하고, 필드를 자동으로 추출하여 구조화된 데이터를 이미 사용하는 도구로 전달하는 것을 의미합니다. 문서 생성이 아닙니다.
- 공급업체 송장부터 시작하세요. 양이 많고, 틀렸을 때 비용이 많이 들며, 가장 빠르게 효과를 증명할 수 있습니다.
- 최신 도구는 AI로 추출하므로 구축하거나 유지 관리할 템플릿이 없습니다.
- 템플릿 없는 추출, 신뢰도 평가, 검토 대기열 또는 자체 기록에 대한 유효성 검사가 누락된 데모가 있다면 바로 퇴장하세요. 이 네 가지 기능이 없으면 수작업이 다시 돌아옵니다.
- 계약하기 전에 엉망인 것을 포함하여 50개의 실제 문서로 테스트하세요.
- 일주일 동안 자동화와 수작업을 병행한 다음 수동 단계를 끕니다.
인력이 세 배나 많은 여러분의 경쟁사들이 여러분보다 똑똑한 것은 아닙니다. 그들은 그저 타이핑을 더 일찍 멈췄을 뿐입니다.
마지막 업데이트
